تحصيل الفواتير في مواعيدها مسألة حيوية لنجاح الشركة لكن لا يخلو مشروع من عملاء متعثرين وإذا استمر "التأخير" تظهر مشكلة تحتاج لإجراءات سريعة.
يؤثر تأخير دفع الفواتير على السيولة النقدية للشركة في المقام الأول الأمر الذي يؤدي إلى تعثر الشركة ذاتها عن دفع ما عليها في المواعيد المحددة.
عرض موقع (إنتربرينير) مجموعة من الوسائل وصفها بأنها من أفضل الطرق مع العملاء المتعثرين ونبه إلى أهمية التدرج في استخدامها بدءا بتنبيه العميل برسالة إلكترونية وانتهاء باتخاذ إجراءات قضائية.
إجراءات التعامل مع العميل "المتعثر" في الدفع
1- تشديد عملية دفع الفواتير
- أول خطوة ينبغي تنفيذها هي مراجعة عملية دفع الفواتير، ووضع "نظام للتحصيل".
- أيضا ينبغي الانتباه إلى وضع موعد معين للتحصيل وبنود وشروط وأيضا جزاءات عند التأخير، وإعداد آلية محددة بشأن أسلوب تواصل أقسام الشركة.
- دون عملية متابعة واضحة "تُفقد" الفواتير بسهولة أو تتعرض للإهمال وسط مهام العمل المختلفة.
- لتنفيذ ذلك على الوجه الأكمل ينبغي لصاحب العمل التأكد من رسم الإجراءات بشكل مقبول على الورق أولا ثم متابعة الإجراءات على الأرض.
2- إرسال تنبيهات
- إذا تأخر العميل عن الدفع بضعة أيام بعد الموعد فمن الأفضل إخطاره ويمكن البدء برسالة بريد إلكتروني تذكره مثلا بطريقة الدفع.
- إن لم تنجح المحاولة يمكن إرسال رسائل بريد إلكتروني أخرى وخطابات رسمية وأيضا الاتصال على الهاتف.
- إن لم تفلح كل هذه الوسائل، فعند الضرورة يمكن للشركة أن تحذر العميل باتخاذ إجراء قانوني إذا ظلت الفواتير على حالها.
- تدرج الإجراءات مهم لأنه يثبت أن الشركة تفترض حسن النية (النسيان مثلا) كما تجعل الشركة تحت ضغط حتى تنتهي من تحصيل المال.
3- تغيير الشروط والأحكام لأفضل (وأسوأ) العملاء
- إن واجهت الشركة عملاء "لديهم مشكلات" وآخرين يدفعون الفواتير في مواعيدها فمن الأفضل أن تدرس وضع خطة شروط وأحكام مختلفة بشأن الدفع.
- على سبيل المثال إن اعتاد عميل الدفع متأخرا فيمكن للشركة أن تغير الشروط والأحكام الخاصة به.
4- قبول أكثر من طريقة للدفع
- قد لا يرغب بعض العملاء في الدفع في الوقت المحدد لأن ظروفهم لا تسمح بذلك، ربما لديهم مصاعب بشأن السيولة النقدية.
- يمكن بسهولة حل مشكلة كهذه بعرض خطط دفع بديلة ومنها على سبيل المثال تقسيم الفاتورة الضخمة إلى "ثلاثة أو أربعة أقساط".
- أيضا يمكن الدخول في دردشة جادة مع العميل بشأن عدم استطاعته على الدفع في الموعد المحدد، وإن علمت الشركة بأساس المشكلة فسيسهل عليها إيجاد الحل.
5- التخلص من العملاء المثيرين للمشاكل
- إن كان للشركة مجموعة من العملاء الذين يثيرون المتاعب بشكل مستمر فمن الأفضل للشركة النظر في إلغاء تعاملها معهم بشكل نهائي.
- بالنسبة للشركات التي لا تزال في طور النهوض قد يبدو ذلك هدرا للإيرادات لكن ينبغي النظر أيضا إلى أنها لن تحصل على هذا الإيراد بشكل منتظم.
- إذا أغلق عميل كل أشكال التواصل، فإن عملية إلغاء اشتراكه سهلة لأنه ينتظر إنهاء التعامل في الأصل.
6- اتخاذ إجراء قانوني
- إذا استنفدت الشركة كل الوسائل الممكنة لتحصيل الفواتير "المتأخرة" فعليها اللجوء إلى القضاء كملاذ أخير.
- تجمع الشركة أكبر قدر من المعلومات وتتصل بمحام لبحث أفضل السبل.
- المبلغ المتأخر تحصيله قد لا يساوي قدر الوقت والمال الذي سينفق على الإجراءات القانونية ولذلك ينبغي دراسة الخيارات المتاحة جيدا.
المواضيع المتشابهه 
ماذا تفعل الشركه مع العميل المتعثر في الدفع 
العرض الشجري
